Факсимиле на счетах фактурах. Факсимиле на счет фактуре

на налоговых декларациях. С тем, что декларация, подписанная факсимиле, не соответствует законодательству, согласен не только Минфин, но и суд ы Письмо Минфина России от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404; Постановление ФАС ВВО от 11.04.2008 № А11-2499/2007-К2-24/126 ;
на бухгалтерской отчетности;
на банковских документах (к ним относятся платежки, чеки, заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и т. п.) п. 2.8 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 03.10.2002 № 2-П. Более того, применение факсимиле для подписания карточки прямо запрещено Банком Росси и п. 7.2 Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 № 28-И;
на доверенности. С такой позицией согласны и контролирующие орган ы Письмо МНС России от 01.04.2004 № 18-0-09/ , и, как правило, суд ы Постановления ФАС УО от 05.04.2010 № Ф09-2085/10-С3; ФАС ЦО от 09.10.2007 № А09-8896/06-4; ФАС ВВО от 29.04.2005 № А11-1742/2003-К1-10/164 .

Что можно, а — что нельзя подписывать факсимиле

В качестве дополнительных аргументов судьи учитывают показания свидетелей и частичное погашение задолженности, свидетельствующее о ее признании должником (постановления АС ЗСО от 14.12.2019 № Ф04-4977/2019 по делу № А03-24052/2015, АС ДВО от 24.02.2016 № Ф03-245/2016 по делу № А51-13035/2015, АС МО от 10.09.2015 № Ф05-10841/2015 по делу № А40-100436/14 и др.).

Кроме этого, в официальную форму включены реквизиты, необходимые для правильного оформления первичного документа в соответствии со ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ о бухгалтерском учете, в том числе сведения о передаче/приемке товара, услуг, результатов работ; лице, ответственном за оформление операции.

Факсимиле на актах выполненных работ

Ситуация изменилась по причине того, что Президиум ВАС поддержал сторону налоговых органов. Указав на то, что в Налоговом кодексе не содержится положения о возможности применения факсимиле на счетах-фактуры. В Федеральном законе №129 указано требование о необходимости на первичных документах наличия собственноручной подписи руководства.

Изготовление и использование факсимиле подписи в 2019 году

Правовой статус факсимиле на данный момент законодательством не установлен, поэтому разрешением к его использованию служат взаимные соглашения сторон, исполненные в письменном виде и заверенные подлинными подписями. Само соглашение в этом случае составляется как приложение либо допсоглашение к основному договору. Оно оформляется в удобной для вас свободной форме с указанием:

Можно ли ставить факсимиле на приказах, актах, товарных накладных

Использование на счетах-фактурах, необходимых для применения вычетов НДС (после принятия на учет товаров), оттиска факсимиле не признается законным проверяющими структурами ФНС, несмотря на то что подобное заверение не препятствует постановке бланка на учет.

Для каких документов можно применять факсимильную подпись

По мнению чиновников, факсимиле на счетах-фактурах использовать нельзя.
Статья 160 ГК РФ допускает использование факсимиле при совершении сделок в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Соответственно факсимиле применяется в гражданском обороте для подписания договора, если это предусмотрено условиями самого договора.
Счет-фактура служит основанием для принятия НДС к вычету или возмещению из бюджета, то есть непосредственно используется в отношениях, регулируемых налоговым, а не гражданским законодательством.
Налоговый кодекс РФ прямо не представляет возможности использования факсимильных подписей при оформлении счетов-фактур. Поэтому налоговые органы, руководствуясь письмом МНС России от 21 апреля 2004 г. N 03-1-08/1039/17 «О налоге на добавленную стоимость», отказывают организациям в праве на вычет или возмещение НДС, если счет-фактура заверен факсимильной подписью. Такой же позиции придерживается Минфин России в письме от 14 января 2003 г. N 04-05-12/01.
А вот арбитражная практика по данному вопросу складывается неоднозначно: есть решения судов и в пользу налогоплательщиков (см. постановление Федерального арбитражного суда Дальневосточного округа от 28 мая 2004 г. N Ф03-А16/04-2/1111), и в пользу налоговиков (см. постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 27 сентября 2004 г. N А05-2381/04-13). Предсказать, как поведет себя суд в случае возможного разбирательства, сложно, поэтому не рекомендуем вам использовать факсимиле при подписании счетов-фактур.

Подписание актов выполненных работ при помощи факсимиле

Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

Об использовании факсимиле на различных документах

Недавнее Определение ВС РФ от 21.12.2019 № 305-ЭС17-20160 по делу № А41-55660/2015,безусловно, заслуживает внимания как подрядчиков, так и заказчиков. В данном деле нижестоящие суды взыскали в пользу подрядчика задолженность за выполненные работы по содержанию и текущему ремонту общего имущества 35 многоквартирных домов. Отказывая заказчику работ в передаче дела для пересмотра, судья Верховного суда отметил: подписание актов выполненных работ с использованием факсимиле подписи не противоречит положениям п. 2 ст. 160 ГК РФ с учетом сложившейся между сторонами практики принятия работ посредством использования при подписании актов факсимильной подписи, которые заказчик оплачивал .

Факсимильная подпись на акте КС-2

Спорные вопросы о возможности применения факсимиле в иных сферах не вызывают пристального внимания государственных чиновников, однако для судов данные вопросы остаются актуальными. Наличие клише в руках недобросовестных контрагентов, собственных сотрудников предприятия может привести к злоупотреблениям, рейдерским захватам, причинению материального ущерба. В этих случаях суды рассматривают факты применения факсимильной подписи с учетом специальных норм, наличия соглашения о возможности использования факсимильной подписи, сложившихся обычаев во взаимоотношениях между сторонами, добросовестности контрагентов.

Допускается ли на акте выполненных работ факсимильная подпись

Договоры и счета на оплату можно подписывать факсимильной подписью, но при условии, что стороны заключили соглашение о ее использовании (п. 2 ст. 160 ГК РФ). Соглашение можно составить как для всех договоров, заключаемых с определенным контрагентом, так и для конкретного договора. А чтобы ни у кого не осталось сомнений, что согласие по поводу факсимиле достигнуто, стороны должны лично подписатьсоответствующее соглашение. Его фрагмент мы привели на рис. 1.

Использование при подписи первичных документов факсимили

Необходимость подписания приказов, распоряжений факсимильной подписью практически не возникает, т.к. на период отсутствия руководителя всегда назначается сотрудник, исполняющий его обязанности. Кроме того, факсимиле, как правило, изготавливается для подписания большого количества однотипных документов. Поэтому вопрос о подписании приказов и распоряжений факсимильной подписью возникать не должен.

Печать оттиск факсимиле, использование счет-фактура, подписи, слово

11.6. В случае временной передачи материальных носителей аналога собственноручной подписи по решению должностного лица работнику своего секретариата, органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области на указанный период времени обеспечение правильности хранения и использования штампов с факсимиле возлагается соответственно на секретариат указанного должностного лица, работника органа исполнительной власти области, структурного подразделения аппарата Администрации области.

Факсимильная подпись

С 30 сентября 2015 года вступил в силу закон, касающийся электронного документооборота. В связи с этим событием у нас возник вопрос. Насколько правомерно было оформлять первичные документы (а именно акты выполненных работ), используя факсимильные подписи, до даты вступления в силу этого закона? Как сейчас обстоит дело с таким оформлением первичных документов?

Можно ли акт выполненных работ подписывать при помощи факсимиле

Вместе с тем и после вступления в силу Закона N 402-ФЗ судьи продолжают придерживаться мнения, что использование первичных документов с факсимиле в целях налогообложения неправомерно (смотрите, например, постановление Двадцатого ААС от 14.12.2019 N 20АП-7373/17, Пятого ААС от 07.12.2019 N 05АП-7382/17, Десятого ААС от 22.11.2016 N 10АП-14140/16, Девятнадцатого ААС от 21.06.2016 N 19АП-2735/16).

Возникают ли налоговые риски при использовании актов выполненных работ, подписанных с использованием факсимильного воспроизведения подписи руководителя

16 Дек 2018 73

В соответствии с пунктом 6 статьи НК счет-фактура подписывается руководителем и главбухом организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом или доверенностью.

При этом использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено.

Таким образом счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету.

Такие разъяснения дает Минфин в письме .

Контрагент организации предлагает применять факсимильные подписи при документальном оформлении сделки. Возможны ли в этом случае негативные налоговые последствия при признании организацией расходов по налогу на прибыль и применении вычетов по НДС?

Да, возможны, ответил Минфин в письме .

Порядок оформления первичных учетных документов регулируется Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Одним из обязательных реквизитов является подпись лица (лиц), предусмотренного пунктом 6 части 2 Закона N 402-ФЗ, с указанием фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этого лица (лиц).

Таким образом, с целью формирования данных налогового учета необходимо наличие надлежащим образом составленных документов, подтверждающих понесенные расходы.

Следовательно, при исчислении налога на прибыль организаций не учитываются расходы, которые документально не подтверждены.

Что касается НДС, то использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, НК не предусмотрено.

Учитывая изложенное, счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету.

Налоговая инспекция обнаружила в ходе выезда на фирму счета-фактуры, подписанные при помощи факсимиле. Однако когда инспекторы пришли снова, чтобы произвести выемку, то все счета-фактуры оказались с подлинными подписями. Выходит, компания сама изготовила новые счета-фактуры в ходе проверки, - сделали вывод в инспекции и отказали в вычетах по НДС.

Суд , так как:

1) экспертизу давности изготовления документов налоговики не проводили;

2) тот факт, что договоры поставки были исполнены, инспекцией не оспаривается;

3) расходы по оплате данного товара, подтвержденные теми же документами, приняты налоговым органом без возражений.

Практика показывает, что наиболее частые претензии налоговики предъявляют к подписи лица, проставленной на документе. При этом в законодательстве не содержится требований к личной подписи, например, о количестве символов, наличия инициалов и пр. На что обращают внимание налоговые инспекторы, проверяя документы? На нажим росчерка, а также насколько «уверенно» он проставлен.

Будет ли электронный документ признан юридически значимым, если в него вставлена отсканированная собственноручная подпись руководителя организации? Документ создавался в программе word.

Президиум Высшего Арбитражного Суда РФ в Постановлении от 27.09.2011 N 4134/11 поставил окончательную точку в вопросе об исполнении подписей уполномоченных лиц в счетах-фактурах.

Как установлено судами всех инстанций и подтверждено материалами дела, подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах, заявленных в подтверждение вычета по НДС, были выполнены путем факсимильного воспроизведения.

Однако, положениями ст. 169 НК РФ не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Федеральный закон N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», в силу которого документы по бухгалтерскому учету должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет за собой отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

Коллекция выгодных для налоговиков решений ВАС РФ пополнилась еще одним. Президиум ВАС решил, что факсимильные подписи руководителя и главного бухгалтера на счете-фактуре - достаточное основание для отказа в вычете НДС. Аргумент, приведенный в пользу этого вывода, до обидного формален: ни в ст. 169 НК РФ, ни в Законе о бухгалтерском учете "не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры".

ФАС Северо-Кавказского округа в отклонил довод о том, что проставление в счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении требований НК РФ.

ФАС отметил, что счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Принимая во внимание, что положениями НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры, а в силу положений закона о бухгалтерском учете данный первичный документ налогового и бухгалтерского учета должен содержать подлинные подписи соответствующих лиц, отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

Вчера Президиум ВАС РФ подтвердил, что подписи руководителя и главного бухгалтера на счетах-фактурах, выполненные путем факсимильного воспроизведения, свидетельствуют о несоблюдении порядка заполнения счетов-фактур и служат основанием для отказа в вычете.

В обоснование своей позиции по делу налогоплательщик ссылался на то, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур, и не содержат запрета на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.

Налоговая инспекция же, напротив, настаивала на том, что положениями НК РФ не предусмотрено возможности факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры.

ВАС РФ поддержал довод налоговиков, указав, что счет-фактура, как первичный документ налогового и бухгалтерского учета должен содержать подлинные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам-фактурам.

ФАС Волго-Вятского округа в подтвердил, что поскольку использование контрагентом в счетах-фактурах факсимильной подписи не являлось очевидным для покупателя, и было установлено только при проведении технической экспертизы, оснований для отказа в вычете не имеется.

ФАС отметил, что дефекты счетов-фактур сами по себе не могут являться основанием для отказа в вычете по НДС, поскольку данные счета-фактуры позволяют определить контрагентов по сделке, их адреса, объект сделки, количество поставляемых товаров, цену товара, а также сумму начисленного налога.

При этом использование налогоплательщиком права на вычет по НДС на основании счетов-фактур с факсимильной подписью является незаконным лишь при условии, что именно такой характер подписи был очевиден для налогоплательщика.

ФАС Поволжского округа в отклонил довод о том, что выполнение подписи факсимильной печатью не свидетельствует о порочности оформления первичных документов.

ФАС указал, что истцом не представлено письменного соглашения сторон об использовании при совершении сделок, в том числе при оформлении товарных накладных, факсимильного воспроизведения подписи.

Федеральным законом РФ "О бухгалтерском учете" и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Следовательно, судебные инстанции правомерно пришли к выводу о том, что спорные накладные составлены с нарушением требований действующего законодательства и не могут служить доказательством поставки, передачи товара покупателю в соответствии с условиями договора, в этой связи обязанности по их оплате не возникает.

ФАС Северо-Кавказского округа в пояснил, что выполнение подписи факсимильной печатью не свидетельствует о порочности оформления первичных документов.

В письме отмечается, что в случае, если обязанность по исчислению суммы налога возлагается на налоговый орган, не позднее 30 дней до наступления срока платежа налоговый орган направляет налогоплательщику налоговое уведомление.

При этом в налоговом уведомлении должны быть указаны размер налога, подлежащего уплате, расчет налоговой базы, а также срок уплаты налога.

Формы налоговых уведомлений на уплату налога на имущество физических лиц и транспортного налога утверждены Приказом ФНС РФ от 31.10.2005 N САЭ-3-21/551@.

Согласно гражданскому законодательству, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

При этом, согласно письму МНС РФ от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@, должностным лицам территориальных налоговых органов запрещается использовать факсимиле подписи в основной деятельности.

Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Как правило, фискалы настаивают на том, что налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Счета-фактуры с факсимиле лишают права на вычет или возмещение НДС

Что касается использования факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур, то здесь озвучим две сложившиеся позиции.

Высшие судьи считают, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении плательщиком установленных статьей 169 Налогового кодекса требований (определение ВАС РФ от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08).

Налоговики же настаивают на ненадлежащем и неполном оформлении первичных документов в случае подписания счетов-фактур с использованием факсимиле.

Напомним, что в силу пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами.

В то же время пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического и ли иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами и ли соглашением сторон.

Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено.

Ссылаясь на данные положения, финансисты выносят вердикт, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (письма Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48).

Однако не стоит отчаиваться, суд я по сложившейся судебной практике в этом направлении, у налогоплательщиков есть неплохие шансы отстоять свое право на вычет НДС при представлении счетов-фактур с факсимиле.

Высшие арбитры в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 приходят к аналогичному выводу, ссылаясь на статью 169 Налогового кодекса и Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ), которые не содержат положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.

Факсимиле (в переводе с латинского – сделай подобное) представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

К сведению

Факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии «первички» не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 25 января 2008 г. № 20-12/05968).

Положениями статьи 169 Налогового кодекса не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского у чета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам- фактурам.

Отказывая плательщикам в предоставлении вычетов по НДС по счетам-фактурам, содержащим факсимильную подпись, судьи также приводят следующие аргументы, как в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 13 декабря 2011 г. № А03-79/2011. Установив, что счета-фактуры, выставленные поставщиком, содержат подписи руководителей организации, выполненные путем факсимильного воспроизведения, судьи считают, что такие документы считаются не подписанными руководителем поставщика товара, поскольку не соответствуют установленным требованиям.

Правовой статус подписи факсимиле не закреплен

А вот какие аргументы приводят судьи в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 декабря 2010 г. № А33-20240/ 2009, где признано необоснованным возмещение НДС, поскольку представленные первичные документы были подписаны неустановленными лицами.

Факсимильная подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах свидетельствует о нарушении установленного порядка.

Исходя из толкования статьи 169 Налогового кодекса о порядке составления и подписания счетов-фактур во взаимосвязи со статьей 160 Гражданского кодекса об использовании факсимильного воспроизведения подписи и с учетом того, что нормативными правовыми акта ми Российской Федерации не предусмотрено подписание счета- фактуры факсимиле, не закреплен правовой статус такой подписи, суд пришел к выводу о том, что воспроизведение на счете-фактуре подписи не подтверждает соблюдение требования об обязательности ее подписания установленными уполномоченными лица ми.

Это важно

Использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Факсимиле приводит к риску подтверждения достоверности сведений

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 декабря 2011 г. № А56-66090/2010 в качестве аргумента «против факсимиле» упомянуты следующие положения. Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия.

Налоговым законодательством допускается возможность представления налоговых деклараций в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Однако действие данного закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Также законодательство о бухгалтерском учете и о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Более того, судьи заявляют, что истолкование абзаца 2 пункта 5 статьи 80 Налогового кодекса в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами.

Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Поэтому суды исходи ли из несоответствия налоговой декларации, в которой подпись руководителя общества проставлена посредством факсимиле, требованиям налогового законодательства и отсутствия обязанности у налогового органа ее принять и производить проверку. Такая налоговая декларация не подтверждает действительного за явления налогоплательщиком указанных в ней сведений.

Особые правила

Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Однако не все так безнадежно, и у налогоплательщиков есть неплохие шансы на вычет или возмещение НДС по счетам-фактурам, содержащим подпись факсимиле, судя по судебной практике.

Запрета на подпись руководителя путем штампа-факсимиле не имеется

Вот яркий пример такого положительного для плательщика судебного решения – постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 апреля 2011 г. № А13-8617/2008.

В представленных обществом счетах-фактурах и товарных накладных содержались факсимильные подписи от имени поставщиков.

Суд посчитал ошибочной позицию инспекции о том, что представленные налогоплательщиком документы по взаимоотношениям с поставщиками не могут являться документальным подтверждением совершения хозяйственных операций, так как не содержат подлинных подписей их руководителей.

Действительно, в силу статьи 9 Закона № 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организациями, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью.

Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением установленного порядка, не являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету или возмещению.

Использование при совершении сделок факсимильной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон.

Судьи при вынесении решения ссылаются на то, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов -фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.

Факт наличия факсимильной подписи в первичных документах сам по себе не может быть основанием для отказа в предоставлении вычета сумм НДС, уплаченного поставщикам при приобретении товаров.

Факсимиле – оригинальная личная подпись

Не является основанием для отказа в возмещении НДС подписание счетов-фактур, выставленных поставщиком, с использованием факсимильного воспроизведения подписей руководителя поставщика. Факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении установленных статьей 169 Налогового кодекса положений. В данном случае фактически оплата произведена и товар получен, договор сторонами исполнен.

Кроме того, судьи учли тот факт, что составителем спорных счетов-фактур является поставщик, а не плательщик. А на налогоплательщика не возлагается обязанность осуществлять проверку контрагента (постановление ФАС Северо-Западного округа от 8 февраля 2011 г. № А56- 12834/2010).

Е. Юдахина, редактор-эксперт

Можно ли в документах реализации для покупателя (счете-фактуре, торг-12,ТТН) ставить факсимильную подпись менеджера, ответственного за выписку документа, если данное условие не будет согласовано в Договоре поставки сторонами? Спасибо.

Нет, нельзя. По мнению Минфина и налоговой использовать факсимиле на первичном документе (счете-фактуре, ТОРГ-12, УПД и др.) нельзя ( , ). Аналогичного мнения и суды (Президиум ВАС РФ в ).

Можно проставлять факсимиле на письмах, справках, выписках. Поскольку никаких финансовых последствий такие документы не несут, то и факсимиле в них не запрещено. Использовать факсимиле в первичке точно нельзя. Не используйте его на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, в этом случае не получится.

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 .

Семинары

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

Главная сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет. Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации. Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах и статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы» , выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

Однако Минфин и ФНС всегда были против факсимиле на первичке (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13 , письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Суды в спорах на эту тему принимали разные стороны. Иногда судьи признавали, что факсимиле в первичке имеет юридическую силу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006). Однако в 2011 году Президиум ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 поставил точку в спорах: применять факсимиле в первичных документах нельзя. Сослались судьи на действующий в тот момент Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и НК РФ. В них нет прямого разрешения на использование оттиска для первички.

Поэтому, несмотря на законодательную непрозрачность этого момента, делаем вывод: использовать факсимиле в первичке точно нельзя.

Счета-фактуры

К тому же против такой практики выступают налоговики и Минфин. Представители ведомств уверены, что факсимиле в счетах-фактурах незаконно, поскольку в статье 169 НК РФ, раскрывающей понятие счета-фактуры, нет указания на факсимильные подписи и возможность их использования. Поэтому счета-фактуры, в которых вместо печати будет стоять факсимиле, инспекторы точно не зачтут как подтверждение вычетов. На эту тему у Минфина есть множество сообщений, к примеру письмо от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33 .

Президиум ВАС РФ в уже упомянутом постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 высказал такую же позицию – использовать факсимиле в счетах-фактурах, как и в первичке, неправомерно.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Мы составили с контрагентом соглашение об использовании факсимильной подписи именно в счетах-фактурах. Это дает нам право ставить оттиск?
– К сожалению, нет. Многие налогоплательщики, как и вы, договариваются с контрагентами о факсимиле в счетах-фактурах, опираясь на пункт 2 статьи 160 ГК РФ. Но такая практика незаконна. Ведь порядок оформления счетов-фактур и бухгалтерских документов прописан не в Гражданском кодексе, а в законе о бухучете и Налоговом кодексе. И положения Гражданского кодекса на эту сферу не распространяются, поскольку это иная отрасль права. Поэтому соглашение, которое вы заключили, никакой юридической силы не имеет и не спасет вас во время проверки.

Конечно, можно попытаться оспорить такую позицию и настаивать на том, что неверная подпись не мешает налоговикам определить налогоплательщика и сумму налога. Соответственно, такая ошибка не может препятствовать вычету. Но шансы, что к вам прислушаются, крайне малы. Вывод: в счете-фактуре факсимиле использовать нельзя.

Налоговые декларации

Что касается налоговой отчетности, то и здесь факсимиле не очень-то приветствуется. В Налоговом кодексе сказано, что заверять декларации нужно либо собственноручной, либо электронной подписью. Какое-либо упоминание о факсимиле вообще отсутствует. Поэтому налоговики считают, что оттиск в данном случае неприменим.

Доводы в пользу такой позиции приводит и ВАС РФ. Судьи считают, что оттиск, заверяющий декларацию, вовсе не свидетельствует о том, что налогоплательщик лично подтверждает достоверность сведений в декларации. А ведь это необходимое условие принятие декларации. В документе возможны только собственноручная и электронная подпись (определение Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08).

Еще одна веская причина отказа от факсимиле в декларациях – реальный финансовый риск. Ведь поставить оттиск может де-факто любой, в чьи руки попадет печать. Причем пострадают в таком случае и государство, и сам налогоплательщик.

Справедливо опасаясь таких рисков, ФНС декларации с факсимиле просто не принимает. Если вы отправите налоговую отчетность с оттиском вместо живой подписи, то считайте декларацию несданной.

Доверенности

В этом случае действует строгий и непреклонный запрет на факсимиле. И его устанавливают не только ведомства, но и закон.

Первый момент: факсимильная подпись предусмотрена для сделок – как для двусторонних, так и для многосторонних (ст. 160 ГК РФ). Но в ситуации с доверенностью у сделки только одна сторона, а значит, в данном случае это положение закона неприменимо. Второй момент: в статьях и 185.1 ГК РФ нет никаких указаний на то, что компании могут использовать факсимиле в доверенности. Что касается доверенности от юридического лица, то в ней также необходима живая подпись руководителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Суд придерживается такой же позиции (постановление ФАС Уральского округа от 13 сентября 2010 г. № Ф09-6609/10-С3).

Доверенность с факсимиле точно признают юридически ничтожной. А следовательно, недействительными будут все операции, которые совершены по документу доверенным лицом. Поэтому использовать факсимиле в доверенностях ни при каких обстоятельствах нельзя.