Как развиваться, если ни на что не хватает времени. Теория временного ускорения В условиях постоянной нехватки времени

Многим на сегодняшний день знакома проблема, связанная с нехваткой времени. Эффективно использовать собственное время можно только тогда, когда известны ответы на два важных вопроса. На что расходуется время? Почему времени не хватает?

Причин нехватки времени много, они имеют тесную взаимосвязь между собой. Примером может служить ситуация, когда Вы не организовываете работу, не планируете заранее свой рабочий день, следствием будет нехватка времени. А вот обратная ситуация: Вы ощущаете нехватку времени, не планируете рабочий день, Вы спешите, стараетесь выполнить все дела одновременно, хватаетесь за всё сразу. Видно, что получается замкнутый круг. Выбраться из такого замкнутого круга поможет планирование собственного времени. Вот тут-то и необходимо знать, на что Вы расходуете время и выявить основные причины, ведущие к дефициту времени.

Возможные причины дефицита времени

1. Большое количество срочных, рутинных заданий, дел. Зачастую работа по этим делам отнимает много времени.

2. Чрезмерная суетливость в делах. Суетливость может быть следствием импульсивности, особенностей человека, а может быть и результатом плохой организованности дня.

3. Отсутствие мотивации труда или слабая мотивация туда. По этой причине происходит зарождение низкой производительности труда, а отсюда и нехватка времени.

4. Работы не распределены по степени их важности, либо же распределены, но неконкретно, нечетко. Отсюда желание заняться более простыми, легкими делами, не обращая внимания на степень их важности. Как следствие - нехватка времени на решение важных, основополагающих задач.

5. Непредвиденные, обусловленные некачественным планированием дела. Например, непредвиденные посетители, телефонные звонки, дела, за которые Вы беретесь, не имея смелости сказать «нет». Все эти, казалось бы, мелкие дела занимают большое количество времени, которое должно быть потрачено на запланированные важные дела.

6. Спешка. Решая дела в спешке нельзя хорошо сконцентрироваться, сосредоточиться на выполняемой в данное время задаче. Спеша, Вы постоянно сбиваетесь и вместо того, чтобы пойти по наиболее рациональному пути, идете по пути, который первым придет Вам на ум. Это не очень хорошая тенденция.

7. Регулярная работа на дому. Задачи, решаемые Вами на работе, относятся в первую очередь к интеллектуальной деятельности. Рабочий процесс, не завершившись в рабочее время, плавно перетекает в Ваше личное свободное время. Вместо того чтобы организм отдохнул, он тратит энергию, происходит интеллектуальный труд. Следствием может стать хроническая усталость, то есть потеря работоспособности, потеря здоровья.

— У меня совсем нет времени, чтобы ходить в спортзал…
— Я не успеваю закончить эту работу…
— Мне катастрофически не хватает времени для семьи…

Наверняка, Вы постоянно слышите подобные фразы. Да что там, сами их используете!

Исследование на тему нехватки времени

По статистике, более 80% людей считают себя перегруженными на работе. Сотрудникам не хватает времени, чтобы выполнить возложенные обязанности. Руководителям – чтобы сделать всё запланированное. Почему так происходит?

Возможно, люди просто разучились грамотно планировать своё рабочее время. Посудите сами: около 50% рабочего времени расходуется впустую. Об этом свидетельствуют данные масштабного исследования.

В декабре 2008 г. эксперты группы компаний «Институт тренинга - АРБ про» провели исследование «Управление персоналом в условиях кризиса». Они наблюдали, а затем опрашивали 2 788 служащих 12 российских компаний, работающих в Москве, Санкт-Петербурге, на Урале, городах Северо-Западного и Центрального административных округов.

Результаты показали, что офисный персонал российских компаний в среднем неэффективно использует 4 часа 25 минут рабочего времени.

примерно 80 минут рабочие тратят на перекур;
60 минут на чаепития;
около часа уходит на неформальное общение с коллегами;
еще 45 минут занимает период, когда до и после обеда снижается интенсивность работы служащих;
в среднем по 15 минут приходится на опоздания и преждевременный уход с работы.

Итого: полдня - простой.

Одновременно стало ясно, что персонал зачастую даже не осознает проблемы. Работники искренне полагали, что эффективно тратят 87% рабочего времени.

Делаем вывод о главных причинах нехватки времени.

Самые популярные причины нехватки времени:

Нежелание или неумение планировать рабочее время.
Неумение расставлять приоритеты в делах. Откладывание важных дел на вечер.
Привычка хвататься одновременно за несколько дел.
Неумение сказать «Нет».
Отвлекающие телефонные разговоры.
Привычка каждые полчаса проверять блоги, форумы, почту.
Общение в социальных сетях и различных чатах.
Курение и еще сотня других факторов.

Чем же грозит постоянная “гонка за временем”?

Последствия хронической нехватки времени

Как бы мы ни пытались растянуть время, каждые сутки на работу и развлечения у нас есть только 24 часа. И значительную часть этого времени мы проводим в беготне и суете, пытаясь все успеть.

Ощущение хронической нехватки времени — очень вредное для организма состояние. Оно становится причиной многих симптомов стресса:

повышение кровяного давления
бессонница
приступы беспричинной тревоги
мышечное напряжение
постоянная раздражительность.

Как же избежать подобного состояния? Мудрое решение — использовать различные методы оптимизации и планирования рабочего времени.

Методы оптимизации и планирования

1.
По принципу Парето 80% результата достигается за 20% рабочего времени.

(По материалам сайта www.napcek.ru)

В ежедневной работе это значит, что необходимо рассматривать задачу относительно ее важности. Например, начинать день следует с важных дел, и только потом выполнять остальные многочисленные второстепенные задачи.
Это становится реальным, если применять АВС-планирование.

2. АВС-планирование
Нужно распределить все задачи по важности, используя буквы A, B, C. Важность определяется вкладом задачи в достижение целей:

3. Принцип Эйзенхауэра
Согласно этому принципу, приоритеты устанавливаются по критериям срочности и важности. Все дела разделяются на четыре категории:

(По материалам сайта www.m.forbes.ru)

Автоматический контроль рабочего времени

Но как определить эти 20% самых важных дел, которые приносят 80% результата?

Как признаются директора, после внедрения сервиса в компании, производительность сотрудников возрастала на 10% уже за первый месяц!

Вы также достигнете подобных результатов. Просто скачайте приложение Yaware.TimeTracker и установите на рабочие компьютеры. Уже к концу первого дня Вы увидите, сколько времени сотрудники потратили на разные сайты и приложения.

Ты прожужжал все уши друзьям о том, как бы хотел всерьез освоить резку по дереву, но времени катастрофически не хватает. И пропустил очередную премьеру в кино, ведь в плотном графике нет ни одной свободной минуты. Завести нормальные отношения невозможно из-за постоянной занятости, по этой же причине ты забыл, когда последний раз выбирался за город. Да что там говорить, порой кажется, что просто поразмышлять, передохнуть. Но поверь, порой эта занятость бывает ложной, а распоряжаться своим временем вполне возможно, главное – поменять отношение к этому бесценному ресурсу.

1. По какой причине нет времени даже поразмышлять

Ты заметил, что каждое дело со временем перешло в разряд «срочных»: надо срочно съездить в магазин, закончить отчет, выполнить задание руководства и так далее. В итоге мы имеем кучу неотложных задач, между которыми не может быть перерыва. Но настолько ли все эти дела важны, что ты сходу кидаешься их выполнять? Поверь, всю эту суету мы создаем сами, а срочность надумываем. Большинство дел могут быть отложены, и ты всегда найдешь минутку, чтобы отдохнуть или поразмыслить над делами насущными. Не создавай себе лишней спешки, которая отнимает нервы и время.

2. Проблема заключается не во времени

Ты знаешь хоть одного человека, который бы сказал, что у него вагон времени? У родителей все время уходит на детей, руководители предприятий могут находиться на месте работы по 12 часов, так что и на сон времени даже не остается. Ты же можешь проводить много времени на работе или учебе, и кажется, что нет возможности найти окно на иное занятие.

Давай разберем эту проблему с точки зрения диагноза и симптомов. Когда пациент приходит к врачу с жалобой на боль в животе, то доктор перед тем, как поставить диагноз, делает осмотр. На основе выявленных симптомов делает выводы о недуге. Так же и нехватка времени – это всего лишь симптом, а диагнозом может быть иная причина, например отсутствие мотивации, усталость, неспособность сказать «нет» и еще множество причин. Например, без мотивации ты не захочешь относительно быстро выполнять работу, а не сумев вовремя отказать, потратишь личное время, выполняя работу других людей.

3. Как преодолеть эту проблему

Как только ты осознаешь, что нехватка времени – это симптом, а не диагноз, то почувствуешь истинное значение некоторых фраз, например: вместо «На этой работе у меня нет ни секунды времени, и порой приходится задерживаться после работы» на самом деле ситуация может обстоять так: «После работы практически все коллеги задерживаются и работают сверхурочно, и если я буду уходить раньше, то буду выглядеть лентяем». Именно такие мысли, неправильные суждения отнимают твое время и являются диагнозом. Ты и сам, скорее всего, знаешь те проблемы, которые крадут время, но боишься в них же признаться. Если выполняешь работу в срок, то нет нужды идти на жертву и пересиживать; если ты , которые захотят всего-навсего воспользоваться тобой. Разберись с внутренними проблемами, из-за которых не получается выделить и часа свободного времени.

4. Не жди момента, когда появится свободное временное окошко

Не стоит надеяться на то, что на следующей неделе или в новом году образуется куча свободного времени, которым ты сможешь распоряжаться по собственному усмотрению. Ты должен создавать его сам, иначе эти желанные минуты для развития не обрести. Не отвлекайся, выполняя свою работу, составь график дел с четким таймингом, чтобы время на выполнение задач было строго ограниченным, а день не становился архаичным. Планируй график и выделяй в нем свободные часы на обучение, хобби или время, которое проведешь с друзьями, ведь все в твоих руках.

Так же интернет – это просто черная дыра, которая нещадно похищает и засасывает все свободное время. Вроде бы сел почитать о том, как распространяется борщевик, а спустя полчаса смотришь гладиаторский бой между альбатросом и королевским пингвином.

5. Гарантированное время на хобби

Если ты не в силах самостоятельно, то сделай свое увлечение обязательным, найдя единомышленников или записавшись в какой-либо кружок. В этом случае ты несешь ответственность перед другими людьми, имеешь большую заинтересованность, а если ходишь в специализированное заведение и платишь деньги за занятия, то еще и материальная сторона не позволит пропустить урок. Найди дополнительные мотивации, которые сохранят драгоценное время.

Нареч, кол во синонимов: 6 недосуг (7) некогда (51) нет времени (8) … Словарь синонимов

нехватка - ▲ недостаточность ресурс нехватка недостаточное количество. недостаток (# кислорода). нехватка (# рабочих рук). недостача. недоставать. недостающий. недосчитаться. дефицит. дефицитный (# продукт). довольствоваться. удовольствоваться. обходиться … Идеографический словарь русского языка

нехватка - НЕХВАТКА, и, ж Разг. То же, что недостача. С годами ему [Лосеву] все больше не хватало времени, ощущал он это не как нехватку его, а как обилие дел, все большую занятость (Гран.) … Толковый словарь русских существительных

ДЕФИЦИТ ВРЕМЕНИ - (от лат. deficit недостаток...) фактическая нехватка времени для полноценного завершения какого либо процесса, операции человеком, группой людей, машиной. В инженерной психологии и психологии труда понятиие Д. в. употребляется в двух значениях:… … Энциклопедический словарь по психологии и педагогике

Эта страница глоссарий. Словарь шахматных терминов Приведены основные шахматные понятия и термины, часто встречающиеся в шахматной литературе … Википедия

Нехватка, недостаток Словарь русских синонимов. цейтнот сущ., кол во синонимов: 8 времени в обрез (6) … Словарь синонимов

198a – Украденная Земля (The Stolen Earth) Серия «Доктора Кто» В конце серии Роза Тайлер обнимает умирающего Доктора после того, как в него выстрелил далек. Дэвид Те … Википедия

П· Полётные данные корабля Название корабля STS 119 Орбитальный модуль «Дискавери» Полёт шаттла № … Википедия

Эмблема Полётные данные корабля … Википедия

Обложка оригинальной американской версии игры под Windows Разработчик Rogue Entertainment … Википедия

Книги

Блокнот для тайм-менеджмента
Блокнот для тайм-менеджмента , . Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии "не знаю, за чтохвататься" вряд ли можно…

Иногда количество дел зашкаливает, даже если очень стараешься все спланировать. Предположим, с утра вы составляете список из 5 больших и важных дел, которыми уже давно пора заняться. Начинается рабочий день, вы открываете почту, мессенджер, корпоративный портал, и понимаете, что на вас свалилась лавина задач и просьб от коллег, партнеров и от кого угодно еще – подписать документы, проверить текст на сайте, срочно ответить на пару десятков писем, обсудить новое мероприятие и т.д.

К вечеру вы находите свой замечательный список из 5 дел и понимаете, что ни за одно из них так и не взялись. А сил и времени уже нет - вы за весь день уже столько всего переделали, что список, даже не начиная, можно с чистой совестью отложить на завтра.

А завтра все повторится.

Что делать? Есть много разных коротких советов, подробных методик и объемных книг по тайм-менеджменту. Мы выбрали три простых, проверенных шага, которые помогут вам расставить приоритеты и не отвлекаться от важных задач.

1. Избавляемся от пожирателей времени.
Несмотря на повсеместное внедрение корпоративных порталов и современных инструментов внутренних коммуникаций, электронная почта не сдает своих позиций и продолжает поедать рабочее время сотрудников. Даже компании, успешно использующие интранеты и корпоративные соцсети, жалуются на необходимость общаться по электронной почте с «внешним миром» - заказчиками, партнерами.

Договоритесь с самим собой, что вы будете проверять почту и отвечать на письма в строго отведенное время. Установите 2-3 получасовых интервала в течение дня – именно в это время вы будете открывать почтовый ящик, просматривать сообщения и отвечать на них.

Если с самодисциплиной дела обстоят плохо, настройте почтовый клиент таким образом, чтобы он получал письма с сервера, например, раз в три часа.

Если перед вами срочная задача – отключите все средства коммуникации. Поставьте телефон на беззвучный режим, в мессенджерах и корпоративном чате поставьте статус «Занят». Наденьте наушники, включите музыку и сосредоточьтесь только на срочной задаче.

В таких условиях вы решите ее намного быстрее, и даже если кто-то не сможет до вас достучаться в это время – поверьте, ничего страшного не произойдет.

2. Выбираем действительно важные дела.
Если список задач на сегодня уже не умещается на одном листе блокнота, или на экране ноутбука – нарисуйте матрицу Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра (Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, 34-й президент США) – один из основополагающих принципов тайм-менеджмента. Вы разбиваете задачи на четыре группы по двум критериям – Важность и Срочность.

В первую группу попадают важные и срочные дела – их мы начинаем делать здесь и сейчас. Задачи из второй группы, важные, но не срочные, заносим в планы на будущее (на завтра, на неделю вперед - согласно срокам).

С остальными группами поступаем проще – срочные, но не очень важные дела можно делегировать коллегам, подчиненным. А можно еще раз оценить их важность и перенести в четвертую группу – не важных и не срочных дел. Таким образом, число срочных-срочных, но не очень важных задач (а это те самые письма, просьбы коллег и прочий форс-мажор) заметно уменьшается. Останется только правильно распланировать рабочее время между задачами из первой и третьей групп.

3. 60/40
Распределяя время между срочными делами, старайтесь придерживаться принципа 60/40.

Вы сами обязательно должны планировать 60% своего рабочего времени – отводить его под свои важные и срочные задачи. Если мы рассчитываем на восьмичасовой рабочий день – это примерно 5 часов. А на срочные просьбы и непредвиденные задачи оставьте 40% (около 3 часов)- этого хватит с лихвой.

Каждый день мы встречаемся с огромным количеством новой информации, общаемся с большим числом людей. С началом рабочего дня (а то и раньше, со звонком будильника, когда мы берем в руки смартфон и начинаем проверять почту) на нас сваливается лавина вопросов, ведений, задач; к нам обращаются десятки людей.

Очень важно научиться управлять этими потоками информации и обращений, иначе мы рискуем потратить на них все свое рабочее и даже не очень рабочее время. Считается, что 10 минут планирования экономят до 1 часа рабочего времени. Попробуйте прямо сейчас расставить приоритеты, поменять настройки в почтовом клиенте и распределить время между важными и не важными задачами.

P.S. Если вы удачно распланировали рабочий день и у вас осталось немного свободного времени, посмотрите видеозапись первой встречи «Клуба24» , на которой мы обсуждали вопросы тайм-менеджмента и планирования.